Nỗi đau từ bên trong doanh nghiệp, những câu chuyện – những bài toán, những góc khuất mà rất nhiều doanh nghiệp đang vận hành đang gặp phải. Nó là
Có rất nhiều nỗi đau bên trong mà một doanh nghiệp truyền thống (traditional business) có thể gặp phải, tùy thuộc vào từng ngành, quy mô và tình trạng hiện tại của doanh nghiệp.Đặc biệt là những công ty chưa áp dụng bất kỳ hệ thống quản trị nào vào doanh nghiệp của mình.

1.Nỗi đau từ sâu bên trong doanh nghiệp

Đối với 1 doanh nghiệp truyền thống. Cách vận hành và đưa mọi thứ đi vào 1 dây chuyền ổn định và giúp mọi thứ trở nên tốt hơn từ bên trong là một câu chuyện vô cùng khó nhằn đối với bất kỳ công ty nào.

Thấy được nỗi đau của rất nhiều doanh nghiệp cho nên hiện tại trên thị trường có rất nhiều công ty đã đưa ra giải pháp cho rất nhiều bài toán mà các công ty truyền thống đang gặp phải. Nói ở góc nhìn cá nhân thì những công ty cung cấp giải pháp “Solution” như thế này, bản thân họ cũng là những người đi đầu trong lĩnh vực số hóa doanh nghiệp. Để có thể đưa ra giải pháp và đem nó trở thành 1 dịch vụ dành cho các bên khác thì chính bản thân doanh nghiệp cung cấp giải pháp đó phải trải qua 1 quá trình dài “training” hệ thống của chính mình. Áp dụng từng phân hệ, từng bộ máy trong tổ chức, việc sửa chữa và khắc phục các sai lầm đang gặp phải để có thể đưa ra thị trường giải pháp mang tên thương hiệu của họ là 1 điều không hề dễ dàng.

Ở nước ngoài thì mô hình vận hành và quản trị hệ thống trong doanh nghiệp là rất nhiều. Tuy nhiên tại Việt Nam thì rất ít doanh nghiệp sử dụng chúng do vấn đề quy mô lẫn sự tiếp nhận công nghệ mới.

Tâm Phúc Software có thể khẳng định đến tất cả mọi người rằng, hầu hết hơn 70% doanh nghiệp tại Việt Nam chưa áp dụng công nghệ quản trị doanh nghiệp vào chính hệ thống của mình. Điều này cũng mang đến rất nhiều thiếu sót cho doanh nghiệp.

2.Hệ thống ERP – Giải pháp cho doanh nghiệp

Nhận thấy được điều đó, hệ thống ERP hay còn gọi là Enterprise Resource Planning là một trong những phần mềm tích hợp để quản lý và quản trị doanh nghiệp đã được ra đời. Hệ thống này tích hợp việc quản trị hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, từ quản lý nguồn lực đến quản lý quá trình kinh doanh. Do đó, nếu một doanh nghiệp mà không sử dụng ERP có thể sẽ gặp những vấn đề sau : 

Thiếu tính toàn vẹn dữ liệu : Đây là một trong những điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp sở hữu.

• Nó đảm bảo cho doanh nghiệp iệc dữ liệu được lưu trữ và sử dụng 1 cách chính xác và đầy đủ nhất –  tránh thất thoát và bị đánh mất thông tin của chính mình 1 cách vô tội vạ.
• Trong một doanh nghiệp thì dữ liệu được thu thập và sử dụng bởi nhiều bộ phận khác nhau như kế toán, nhân sự, bán hàng, sản xuất,…. Nếu không sử dụng các công cụ phù hợp như là 1 hệ thống ERP để vận hành quản lý dữ liệu, các bộ phận này có thể sử dụng các công cụ và phương pháp riêng biệt để lưu trữ và quản lý dữ liệu, dẫn đến thiếu sót trong công việc là vô cùng cao
• Một ví dụ điển hình : Nếu một doanh nghiệp có thể sử dụng tài liệu bằng giấy tơ để quản lý dữ liệu về khách hàng, hóa đơn và đơn hàng. Khi các bộ phận khác nhau sử dụng các tài liệu này họ có thể tạo ra nhiều bản sao hoặc sửa đổi thông tin trên chính tài liệu mà không có sự đồng bộ hóa, dẫn đến gian lận và dữ liệu không được chính xác – Đây chính là ý nghĩa của việc thiếu toàn vẹn dữ liệu.

=> Cho nên để đảm bảo tính toàn vẹn cho cơ sở dữ liệu của mình cũng như tránh đi việc mất mát trong vấn đề quản lý lượng thông tin thì việc sử dụng công cụ như ERP là cần thiết cho doanh nghiệp.

Cồng kềnh và tốn kém thời gian : Đây chắc hẳn là 1 trong những bài toán vô cùng đau đầu mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải.

Ở góc nhìn đầu tiên tổng thể cho vấn đề này thì chúng ta có thể thấy được rằng, rất nhiều công ty – các bộ phận phòng ban khác nhau đều sẽ có một quy trình format làm việc khác nhau. Mỗi bộ phận cần phải thu thập , nhập liệu và sắp xếp lưu trữ thông tin theo cách của riêng họ. Bởi chính đây là nghiệp vụ chuyên viên.

Tất nhiên kết quả của việc này là quản trình làm mọi thứ sẽ trở nên cồng kềnh và rất tốn thời gian. Và các vấn đề sẽ gặp phải là : 

• Không đồng bộ hóa giữa các hệ thống làm việc
• Tốn thời gian cho việc thu nhập, sắp xếp và nhập số liệu
• Rủi ro về an ninh thông tin, do việc lưu trữ dữ liệu trên nhiều hệ thống riêng biệt có thể làm tăng nguy cơ bị tấn công hoặc rò rỉ thông tin.

Thiếu tính linh hoạt trong công việc

Rất nhiều công ty và các bộ phận sử dụng các công cụ và phương pháp riêng của họ. Điều này dẫn đến việc hoạt động làm việc trở nên cồng kềnh và khó để điều chỉnh hoặc thay đổi khi cần thiết.

Khi doanh nghiệp muốn xây dựng một chiến lượt mới hoặc sản phẩm mới thì việc thay đổi sẽ trở nên rất rườm rà bởi làm việc không có hệ thống chung đồng bộ và thống nhất. Điều này sẽ gây ra : 

•  Thích nghi không kịp theo thị trường.
• Tốn thời gian và chi phí thay đổi hệ thống và quy trình kinh doanh
• Không thể tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận

Quản lý công việc theo thời gian thực

• Công việc truyền thống sẽ khiến việc thực hiện lưu trữ mọi thông tin sẽ khác nhau. Điều này khiến thông tin cập nhật không kịp giờ và không hề chính xác. Gây ra quá trình chậm trễ trong quản lý và đưa ra quyết định. 
• Quá trình quản lý mọi thứ trở nên khó khăn hơn, doanh nghiệp không thể quản lý hoạt động kinh doanh của mình trong thời gian thực dẫn đến đưa ra quyết định dựa trên thông tin ngay thời điểm đã sẽ không tối ưu và không chính xác.
• Khi doanh nghiệp muốn tăng cường sự cạnh tranh với các đối thủ của mình cũng như tối ưu hóa hoạt động kinh doanh thì việc sở hữu cho mình 1 hệ thống ERP là vô cùng cần thiết cho việc quản trị mọi thứ theo thời gian thực.

Tối ưu hóa quy trình : Khi doanh nghiệp làm việc truyền thống sẽ mắc phải những câu chuyện sau đây

Quản lý dữ liệu không đồng bộ, không chính xác, không liên kết. dẫn đến khó khăn trong khâu quản lý và đưa ra quyết định. Các quy trình kinh doanh trở nên phức tạp và khó khăn. Doanh nghiệp không thể tối ưu hóa quy trình để tăng hiệu quả và giảm chi phí.

Khi các quy trình không được tối ưu thì sẽ gặp : 

• Chi phí cao : Quy trình không tối ưu sẽ sử dụng rất nhiều tài nguyên để thực hiện các
• Thời gian chậm : Khi quy trình truyền thống thì sẽ vô cùng rườm rà và phức tạp trong nhiều giai đoạn
• Sai sót : Khi các quy trình kinh doanh không được tối ưu hóa, quy trình làm việc thủ công. Điều này dẫn đến rất nhiều sai sót trong quá trình quản trị doanh nghiệp

3.Kết luận

Để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, các doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu như ERP. Hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp tích hợp các quy trình kinh doanh của mình thành một hệ thống duy nhất, giúp đơn giản hóa quy trình, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và giảm thiểu sai lầm.

Tâm Phúc rất cảm ơn mọi người đã theo dõi và đồng hành. Hãy theo dõi và nhận ngay thông báo đến từ chúng tôi nhé! Hẹn gặp lại mọi người ở những bài chia sẻ kế tiếp.

————————————–

Mọi người cũng có thể theo dõi Tâm Phúc để tiếp nhận thêm nhiều thông tin hữu ích qua : 

Fanpage Facebook: Công ty TNHH Công nghệ kết nối Tâm Phúc

Instagram: Tâm Phúc Official

Youtube: Tâm Phúc Chanel

Zalo OA:  https://zalo.me/140288220452448757

Tiktok :  @tamphucsoftware.tt

Viper/Telegram/WhatsApp/Skype:  0909 779 653

Tác giả : Hoài Giang