Quy mô thị trường phát triển cùng với đó có sự chuyển đổi mới kinh doanh trong đa lĩnh vực hiện nay. Qua đó, các doanh  nghiệp có sự thay đổi chiến lược kinh doanh là “chạy” theo xu hướng của số hóa. Vậy số hóa doanh nghiệp là gì? Tại sao các công ty cần tập trung vào yếu tố này để phát triển và thành công.

1.Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp là việc thay đổi quản lý và điều hành ở các nhà doanh nghiệp, quản lý các công việc bằng phương pháp tối ưu hóa, như các hồ sơ, xấp tài liệu truyền thống in trên giấy và các giấy tờ viết tay, hay mọi âm thanh, hình ảnh và các dữ liệu chuyển đổi sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác.

2. Những tầm quan trọng và lợi ích khi số hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp chạy theo tiếng gọi là “số hóa”, mặc dù quy trình số hóa dữ liệu hiện nay tuy có phức tạp. Nhưng vì thế, việc số hóa doanh nghiệp nhà quản lý không ngần ngại thay đổi đem lại nhiều lợi ích to lớn cho công ty mình.

2.1 Gia tăng năng suất làm việc hiệu quả

Thực tế trước đây cho thấy, mỗi nhân viên phải tốn thời gian để tìm kiếm các tài liệu giấy ít nhất 15 phút. Để nhân viên tiết kiệm thời gian đó và tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp. Các nhà quản lý chuyển bước vào công cuộc số hóa doanh nghiệp, với vài thao tác số hóa dữ liệu một cách đơn giản  và có thể giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu làm việc. Từ đó, nhân viên có thể rèn luyện và học hỏi thêm các kỹ năng, giúp xử lý các công việc hữu ích hơn.

2.2 Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Thử nghĩ xem nếu trước đây việc in ấn giấy tờ thì phải đầu tư vào khoản chi phí khổng lồ như: tiền giấy mực, sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị…Nhưng khi thực hiện số hóa doanh nghiệp, đã giúp doanh nghiệp giảm bớt đáng kể các loại chi phí liên quan. Song song việc tiết kiệm các khoản chi phí này, cũng đã giúp doanh nghiệp tập trung và tăng cường đầu tư kinh doanh chủ yếu, từ đó “thu hoạch” được những giá trị và lợi nhuận tốt nhất. 

2.3 Tiếp cận dễ dàng và không bị giới hạn

Cải cách tất cả các dữ liệu trở nên đơn giản hóa bằng việc dùng công nghệ số hóa, song các dữ liệu sẽ được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số và nhanh chóng tiện  lợi dễ dàng truy cập vào hệ thống đám mây hoặc mọi thiết bị có kết nối mạng internet ở bất kỳ lúc nào và ở mọi nơi đâu.

2.4 Tăng cường chế độ bảo mật truy cập

Trong trường hợp, khi ta quét một văn bản nào đó thì ta có thể theo dõi được văn bản đó. Ngoài ra, ta có thể giới hạn quyền truy cập xem các văn bản quan trọng đó như: quyền truy cập, quyền chỉnh sửa, quyền bình luận cho phòng ban hay từng cá nhân trong trường hợp cần thiết. 

2.5 Nâng cao bảo mật lưu trữ thông tin

Nếu thông tin trước kia được lưu trữ trên giấy tờ, khiến doanh nghiệp phải lo lắng, mệt mỏi, vì thông tin có thể bị thất lạc hoặc đánh cắp và hư hỏng. Vì thế, để khắc phục khó khăn này đã hình thành việc số hóa doanh nghiệp, giúp đảm bảo các thông tin tài liệu quan trọng được lưu trữ bảo mật một cách thông minh hơn và giữ gìn cẩn thận hơn. 

2.6 Thân thiện với môi trường

Cứ hằng năm doanh nghiệp sử dụng cả tấn giấy tờ để in ấn làm tài liệu, và cứ thế những giấy tờ đó được thải ra làm gây ảnh hưởng đến môi trường. Chính vì thế, để ngăn chặn việc ảnh hưởng tác động đến môi trường. Quy trình lưu trữ tài liệu dưới định dạng kỹ thuật số giảm tải việc in ấn, giúp nâng cao ý thức bảo vệ môi trường môi trường. 

2.7  Bước đệm nhảy vọt cho công cuộc chuyển đổi số

Việc số hóa doanh nghiệp mang lại người dùng cái nhìn tổng quan về mặt lợi ích to lớn cho công cuộc chuyển đổi số, số hóa toàn bộ quá trình làm việc giúp doanh nghiệp làm việc một cách chuyên nghiệp và tự động.

3 Phần mềm số hóa doanh nghiệp có những tính năng vượt trội nào?

Một phần mềm quản lý tài liệu sẽ có nhiều tính năng hữu ích và giúp tập trung toàn bộ các tài liệu, dữ liệu một cách đồng bộ và hiệu quả như:

• Tạo thư mục cha dùng để lưu trữ các tài liệu, dữ liệu quan trọng.
• Để lưu trữ công việc, phần mềm hỗ trợ người sử dụng hoàn toàn có thể tải các loại tệp word, excel, pdf… 
• Cho phép phòng ban hoặc cá nhân có thể chia sẻ các tài liệu và điều chỉnh chia sẻ quyền quản lý xem và sửa.
• Tên tài liệu có quyền đổi lại để dễ nhìn nhận cho người xem.
• Cho phép người sử dụng chuyển các tài liệu vào một thư mục khác.

Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tâm Phúc để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

Thông tin liên hệ với chúng tôi

Số điện thoại : 0909779653