Phần mềm ERP ​là một giải pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, đâu là điểm đặc biệt giúp phần mềm này nhận được nhiều sự quan tâm đến vậy? Khi triển khai áp dụng phần mềm này thì doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? Hãy tìm câu trả lời trong bài viết sau đây của phần mềm quản trị Tâm Phúc SOFTWARE nhé!

Phần mềm ERP là gì?

Trước khi trả lời câu hỏi “​Phần mềm ERP là gì?”, chúng ta cần tìm hiểu về một số khái niệm được bao hàm bên trong. Cụ thể:

• Enterprise: Đây là khái niệm chỉ doanh nghiệp – Chủ thể ứng dụng các phần mềm để sử dụng nguồn tài nguyên một cách tốt nhất. 
• Resource: Khái niệm này chỉ nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp. Tài nguyên này là tài sản ở trong hay liên quan đến công ty, có thể là có sẵn hoặc được tạo ra hàng ngày thông qua những hoạt động sản xuất. Nhân lực như nhân viên hay quản lý cũng là tài nguyên quan trọng của doanh nghiệp.
• Planning: Khái niệm này có nghĩa là hoạch định. Đây là quá trình các phòng ban trao đổi, giải quyết các công việc diễn ra hàng ngày. Quá trình này có thể diễn ra một cách đơn giản hoặc phức tạp. Nhưng dù thế nào thì planning cũng ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của công ty. 

ERP là quá trình hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp. Đây là mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lý các hoạt động kinh doanh, thu thập, lưu trữ và diễn giải dữ liệu. Hệ thống ERP tích hợp nhiều công cụ vào trong một ứng dụng duy nhất như lên kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, dịch vụ giao hàng, marketing và bán hàng, quản lý kho, kế toán tài chính cho những doanh nghiệp lớn.

ERP là quá trình hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp

Vậy, có thể nói phần mềm quản lý ERP là một hệ thống có thể tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau nhằm hỗ trợ nhân viên, nhà quản lý có thể xây dựng một quy trình chuẩn để tương tác trên cơ sở tài nguyên của doanh nghiệp. Nhờ vậy, nguồn lực doanh nghiệp được quản lý một cách toàn diện. Một hệ thống tài nguyên vững chắc sẽ là bệ phóng để gia tăng sức mạnh tổng hợp của doanh nghiệp. 

>>>> Xem thêm: Phần mềm ERP đa năng của Softwareviet

Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Để có thể phân biệt phần mềm ERP với các giải pháp quản trị trong doanh nghiệp khác, chúng ta có thể dựa vào 4 đặc điểm chính như sau:

1. ERP trong doanh nghiệp là một hệ thống quản trị tổng hợp nguồn lực doanh nghiệp. Mọi thành viên trong công ty từ quản lý đến nhân viên, các công đoạn và phòng ban đều được xâu chuỗi với nhau thành một quá trình hoạt động chuyên nghiệp, trật tự. 
2. ERP chỉ là một phần mềm hỗ trợ chứ không có chức năng như dây chuyền sản xuất tự động. ERP cũng không có khả năng thay thế được sức người.
3.  ERP là một hệ thống quản trị các hoạt động theo những quy tắc, kế hoạch rõ ràng, trật tự. Những nhiệm vụ cụ thể của nhân viên cần được xác định ngay từ ban đầu với những quy tắc nhất quán. Những kế hoạch kinh doanh cần được lập ra một cách rõ ràng, tuần tự theo định kỳ ngày/ tháng/ năm.​
4. ERP doanh nghiệp là một hệ thống hỗ trợ liên kết các phòng ban lại với nhau để cùng làm việc một cách hiệu quả. Mỗi phòng ban phải kết nối với các bộ phận khác chứ không phải là hoạt động một cách độc lập, riêng lẻ.

Vì sao các doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp ERP?

ERP thực sự là một giải pháp quản trị doanh nghiệp vượt trội. Triển khai erp góp phần hỗ trợ quản trị quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể sở hữu một cơ sở dữ liệu duy nhất. Đây là tiền đề cho “data mining” – việc phân tích dữ liệu dưới góc nhìn đa chiều để đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng, chính xác.

Giải pháp ERP hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát các thông tin về tài chính

Trong tình huống thông thường, các số liệu tài chính của doanh nghiệp sẽ được tập hợp từ nhiều bộ phận khác nhau. Vì vậy nên những số liệu này sẽ có độ chênh lệch nhất định. Giải pháp phần mềm ERP sẽ tập trung tất cả mọi thông tin liên quan đến tài chính của doanh nghiệp trong một phiên bản duy nhất xuyên suốt các phòng ban. 

ERP hỗ trợ quản trị thông tin tài chính hiệu quả

Các thông tin tài chính khi được tập trung lại trên một nền tảng sẽ tự động tính toán, hiển thị lại số liệu sao cho trùng khớp. Điều này giúp hạn chế những tiêu cực trong tài chính của công ty.

Đồng thời, nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý ERP , các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, có cấu trúc phức tạp không cần phải đợi đến cuối chu kỳ kinh doanh mới có thể tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào cần thiết, doanh nghiệp đều có thể trích xuất báo cáo tài chính chính xác và nhanh chóng nhờ vào những dữ liệu được tổng hợp trong phần mềm.

Giải pháp ERP giúp gia tăng tốc độ dòng công việc

Những doanh nghiệp càng lớn thì những quy trình làm việc càng phức tạp. Tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Địa chỉ nhận dữ liệu có được xác định chính xác không và quá trình chuyển dữ liệu có gặp phải khó khăn, chướng ngại gì hay không.

ERP gia tăng tốc độ xử lý công việc

Một điều rõ ràng là tốc độ chuyển chứng từ điện tử đến tay một nhân viên nhanh chóng hơn việc chuyển những tài liệu bằng giấy. Hay trong trường hợp vận chuyển hàng hóa từ kho đến địa chỉ cơ sở kinh doanh, những quyết định được đồng bộ trên phần mềm ERP sẽ đến tay người chịu trách nhiệm rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các chướng ngại cùng triệt tiêu khoảng cách về địa lý, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là giải pháp hỗ trợ rút gọn dòng công việc.AA

Giải pháp ERP hạn chế được những thiếu sót khi nhiều người đồng thời nhập một dữ liệu

Doanh nghiệp thường gặp rắc rối bởi sự nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua nhiều bộ phần làm việc khác nhau.Những lỗi này có thể ảnh hưởng đến tiến độ làm việc trong cả quy trình của doanh nghiệp. Đồng thời, sự nhầm lẫn có thể làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp, giảm tính minh bạch, gây mất đoàn kết nội bộ trong nhân viên.

ERP hạn chế những nhầm lẫn dữ liệu

Nhờ giải pháp ERP cho doanh nghiệp, dữ liệu chỉ cần được nhập từ một người đầu tiên rồi sau đó sẽ được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống. Điều này giúp tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có thể tiếp cận với dữ liệu gốc chứ không phải là một bản copy sao chép. 

Giải pháp ERP hỗ trợ kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

ERP hỗ trợ doanh nghiệp tập trung cơ sở dữ liệu và sắp xếp các quy trình nghiệp vụ thành những dòng cố định. Điều này giúp doanh nghiệp có thể áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ một cách dễ dàng. Chức năng tìm vết (Audit track) được tích hợp trong phần mềm cho phép doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm ra nguồn gốc các bút toán cần kiểm tra và những nhân viên có liên quan.

ERP kiểm soát hoạt động của nhân viên

Một lợi ích khác của giải pháp ERP là tối ưu việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên. Nhà quản trị dễ dàng nắm bắt được thông tin tất cả kết quả làm việc của nhân viên chỉ qua một giao diện hợp nhất của ERP. 

Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tân tiến có chức năng tự động phân chia công việc của nhân viên dựa trên thế mạnh của họ nhờ việc phân tích dữ liệu. Nhờ vậy nhà quản lý có thể tiết kiệm được thời gian trong công đoạn này.

Giải pháp ERP của SOFTWAREVIET giúp doanh nghiệp tạo ra mạng xã hội nội bộ

Phần mềm ERP của SOFTWAREVET  sẽ tích hợp chức năng liên lạc giữa những người dùng trong một hệ thống nội bộ. Những người trong doanh nghiệp có thể chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân tựa như một mạng xã hội thực thụ.

ERP tạo ra mạng nội bộ trong doanh nghiệp

>>>> Nhận ngay tư vấn:  Zalo/SĐT : 0909 779 653 

Nên sử dụng phần mềm ERP Việt Nam hay nước ngoài?

Các phần mềm ERP nước ngoài

Đây là những phần mềm ERP doanh nghiệp được cung cấp bởi những nhà phát triển ở nước ngoài. Một số phần mềm ERP nước ngoài nổi bật: SAP, Oracle…

Ưu điểm:

• Sử dụng công nghệ tiên tiến.
• Nhà tư vấn có kinh nghiệm dày dặn.
• Quy trình được chuẩn hóa cao.

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng cao.
• Không có khả năng tùy biến linh hoạt.
• Vì được phát triển ở nước ngoài nên những phần mềm này khó tương thích với những quy chuẩn kế toán tại Việt Nam.

Phần mềm ERP trong nước

Là phần mềm được phát triển bởi những công ty công nghệ trong nước.

Ưu điểm:

• Vì phần mềm được phát triển tại VIệt Nam nên tuân theo những tiêu chuẩn kế toán trong nước, cập nhật nhanh theo những quy định của nhà nước.
• Chi phí khá hợp lý với các doanh nghiệp trong nước.
• Có khả năng tùy biến theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Quy trình không được chuẩn hóa bằng phần mềm nước ngoài.
• Khó có khả năng đáp ứng được những hệ thống có hệ thống quá lớn, cồng kềnh và phức tạp.

Bạn có thể tham khảo phần mềm : SOFTWAREVIET

Hiện nay, thị trường phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn trong nước đang phát triển rất sôi nổi. Các phần mềm trong nước đang không ngừng được hoàn thiện, phát triển để đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp, khắc phục được những nhược điểm còn tồn đọng. Vì vậy, các doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm được phát triển trong nước để có thể tương thích nhất với những quy tắc, chuẩn mực tại Việt Nam.

Phần mềm ERP cho quản lý doanh nghiệp SOFTWAREVIET được phát triển tại Việt Nam. Phần mềm được phát triển bởi đội ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm hứa hẹn mang đến cho bạn một giải pháp quản trị tổng thể tuyệt vời nhất.

Hẹn gặp bạn ở những bài viết kế tiếp.

Tác giả : Hoài Giang